Covid19 Meldeprozess

Der Informationsflow von Bürger:innen zum Robert-Koch-Institut.

Wir haben es uns zur Aufgabe gemacht, die verschiedenen staatlichen Prozesse vom ersten Patientenkontakt bis zur Bekanntgabe eines Falls an das Robert Koch Institut (RKI) zusammenzufassen, aufzubereiten und Vorschläge für Verbesserung zu sammeln.

Alle wichtigen Resourcen auf einem Blick

Stakeholder Analysis

Stakeholder
Vorteile
Aufgabe
Zu Beachten

Betroffene und Kontaktpersonen 1. Grades

Direkte Möglichkeit ihr Anliegen zu melden, keine Warteschleifen in Hotlines.

Das Formular muss selbsterklärend sein oder Hilfe bieten, ggf. Überleitung auf Chatbot mit allgemeinen Informationen.

Datenschutz

Meldepflichtige Stellen

Bisher handschriftliches Ausfüllen ausgedruckter Meldebögen und Übermittlung per Fax, zukünftig digitale Übermittlung der Meldung, weniger Aufwand schnellere Abarbeitung.

Gute Usability, Hilfemenue nicht erforderlich, Schnittstellen zu Fachprogrammen und für die elektronische Akte.

Datenschutz

Gesundheitsämter

Meldungen werden digital eingereicht, keine doppelte Erfassung in Fachanwendungen, tagesaktuelle Daten für Entscheidungen des Krisenstabs. Deutliche Entlastung von Hotlines, optimaler Einsatz der knappen personellen Ressourcen.

Die Daten müssen auswertbar sein über Schnittstellen z.B. zu BI-Tools, zu e-Akten und Survnet. Die Oberfläche muss selbsterklärend sein (schnelle Einarbeitung neuer und fachfremder Mitarbeiter).

Datenschutz IT-Sicherheit Informationssicherheit

Landesgesundheitsbehörden

Im aktuellen Szenario ändert sich im Prozess zunächst nichts, die Daten kommen weiterhin über Survnet. Ggf. gibt es Ideen den Rücklauf statistischer Daten vom RKI zu betrachten, um die Informationsverarbeitung und -weitergabe zu verbessern. Hier ist sicherlich Potential.

Der interne Prozess zur Informations-verarbeitung konnte noch nicht näher identifiziert werden. Potenziell sollten auch hier tagesaktuelle und leicht auswertbare Daten weiterhelfen.

Datenschutz IT-Sicherheit Informationssicherheit

IT-Abteilungen der Landkreise

Vereinfachte Auswertung und tagesaktuelle Daten für die Erstellung der Lageberichte für die Krisenstäbe, tagesaktuelle Daten zur Unterstützung der Verwaltungssteuerung. Möglichkeiten die Anzahl unterschiedlicher Übertragungswege zu reduzieren (z.B. Fax) und damit Supportaufwand zu reduzieren.

Die Daten müssen auswertbar sein über Schnittstellen z.B. zu BI-Tools und Schnittstellen zu e-Akten und Survnet.

Datenschutz IT-Sicherheit Informationssicherheit

Robert-Koch-Institut (RKI)

Im aktuellen Szenario ändert sich im Prozess zunächst nichts, die Daten kommen weiterhin über Survnet. Die Meldung tagesaktueller Daten ermöglicht einen besseren Überblick über die dynamische Lageentwicklung.

Der interne Prozess zur Informationsverarbeitung konnte noch nicht näher identifiziert werden. Potenziell sollte auch das RKI von tagesaktuellen und leicht auswertbaren Daten profitieren.

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Offene Probleme

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Dokumente & Prozesse angleichen/standardisieren und voneinander lernen

Unterschiedliche Gesundheitsämter rennen zu unterschiedlichen Zeiten in die gleichen Probleme und erfinden dann das Rad neu. Ein einfaches Beispiel ist das Script der Abfragen der potenziell Infizierten, auf das jedes Gesundheitsamt neu kommen muss, und der Aufwand der mit dem Erstellen der Templates verbunden ist. Ein weiteres Beispiel ist der Meldebogen nach §6 f. Infektionsschutzgesetz. Dieser wird landesspezifisch in 16 Bundesländern entwickelt (https://www.rki.de/DE/Content/Infekt/IfSG/Meldeboegen/Meldung_Land/meldung_land_node.html). Inhaltlich differieren die Formulare nur wenig. Das Infektionsschutzgesetz ist ein Bundesgesetz. Die zu meldenden Informationen sind im Wesentlichen für alle Bundesländer gleich. Eine Vereinheitlichung kann die aufzuwendenden Ressourcen für notwendige Anpassungen auf 1/16 reduzieren. Dadurch würde auch die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes gestützt, wenn der bundeseinheitliche Prozess der Meldung an das RKI standardisiert online zur Verfügung steht.

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Ursachen für Überlastung: Medienbrüche, manuelle Dateneingabe

Die Anzahl der Meldungen ist erheblich angestiegen. Vor Beginn der Lage musste nicht eine solche Masse an Daten von den örtlichen Gesundheitsbehörden verarbeitet werden. Die oftmals selbstgebauten analogen oder teilweise digitalisierten Prozesse reichten aus, die Bedürfnisse vor Ort und die gesetzlichen Meldepflichten mit den vorhandenen Ressourcen zu erfüllen. Mit Beginn der Lage sind weitere Stakeholder hinzugekommen. Zum einen die örtlichen und überörtlichen Krisenstäbe, die tagesaktuelle Daten benötigen, um Entscheidungen treffen zu können. Die Stellen, in denen die analogen Daten in das System eingepflegt werden, sind personell nicht zeitnah zu unterstützen. Es handelt sich um dieselben Ressourcen, die parallel auch die Ermittlung von Kontaktpersonen übernehmen. Es ist offensichtlich, dass hier ein Flaschenhals entstanden ist, der es kaum noch ermöglicht, die Anforderungen zu erfüllen. Eine weitere Gruppe an Stakeholdern sind Bürger:innen, die sich Sorgen ob sie sich angesteckt haben. Während vor der Lage durch Ärzte und Labore die Erkrankungen festgestellt wurden, ist mittlerweile ein zusätzlicher Eingangskanal entstanden, in dem sich Bürger:innen umfassend direkt an die örtlichen Gesundheitsbehörden wenden. Eine weitestgehende automatisierte Datenverarbeitung und Datenübermittlung mit entsprechenden Auswertemöglichkeiten würde die Gesundheitsämter entlasten, sicherstellen, dass Menschen weiterhin beraten und unterstützt werden.

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Entscheider brauchen aktuellere und umfangreichere Daten

Momentan dauert es 2-5 Tage bis ein lokal gemeldeter Fall in der Datenbank des Robert-Koch Instituts und damit für die Bundesregierung sichtbar ankommt (https://www.tagesschau.de/faktenfinder/zahlen-coronavirus-101.html). Zudem findet ein erheblicher Datenverlust statt: Die über 400 Gesundheitsämter sammeln durch ihre Arbeit Daten, die jeweils den lokalen Überblick geben über: Infektionsherde, individuelle Infektionsverläufe, wie viele Menschen mit welchen Symptomen negativ oder positiv getestet wurden. Das RKI und damit die Bundesregierung erhält gemäß der aktuellen Meldepflicht jedoch nur die Anzahl positiv getesteter Fälle - und das mit einer Verspätung von bis zu einer Arbeitswoche. Damit geht eine Fülle an wertvollen Informationen verloren, die für Handlungsstrategien gegen das neue Virus wichtig sein können.

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Datenschutz

Die zu meldenden Daten unterliegen dem Gesundheitsdatenschutz und sind damit besonders schützenswert. An die Sicherheit der Übertragung von Daten ist ein besonders hoher Grad an Verschlüsselung anzulegen. Die Daten dürfen nicht in Cloud-Diensten gespeichert werden, die nicht datenschutzkonform sind. Es empfiehlt sich die Landesdatenschutzbeauftragten und den Bundesdatenschutzbeauftragten zu beteiligen.

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Methodologie

Weitere Interviews und ausführliche Recherche von RKI Dokumentation haben den Prozess erweitert. Länder mit hohem Infizierten Anteil wurden für den überlasteten Prozess untersucht und die Prozesse verglichen.

Weitere Arbeit

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